Office Manager:in (m/w/d)

Was würden wir nur ohne Dich tun? Als Office Manager:in bist du verantwortlich für einen reibungslosen Alltag in unserem schönen Studio. Du bist ein Organisationstalent, hast einen Blick für Ordnung & Sauberkeit und on top macht es Dir Freude das Team auch in der administrativen Arbeit zu unterstützen. Hört sich nach Dir an? Wir freuen uns schon jetzt Dich kennen zu lernen.

Dein Verantwortungsbereich
  • Das gesamte Office Management liegt in deiner Verantwortung
  • Du recherchierst und betreust unsere externen Dienstleister
  • Extern wie auch intern bist du für eine sichere und zuverlässige, transparente Kommunikation verantwortlich
  • Du kümmerst Dich um eine strukturierte Ablage relevanter Dokumente, digital und analog
  • Du hast ein Auge für Prozesse und machst proaktiv Verbesserungsvorschläge für eine noch effizientere Büroorganisation
  • Archivierung und Dokumentenmanagement zählen zu deinen weiteren Tätigkeiten
  • Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen und den dazugehörigen Unterlagen, z.B. Prüfung von Laufzeiten und Einhaltung von Kündigungsfristen
  • Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung
  • Pflege der Lieferantenliste und Qualitätskontrolle
Deine Qualifikationen
  • Du arbeitest eigenverantwortlich, proaktiv und vorausschauend
  • Ordnung und Struktur bereiten dir große Freude
  • Du zeichnest dich durch eine gewissenhafte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise in allen Tätigkeitsbereichen aus
  • Deine Arbeit macht dir Spaß, du erledigst sie mit Leidenschaft und bist stets motiviert Abläufe und Prozesse noch besser zu machen
  • Du bist strukturiert und arbeitest zielorientiert
  • Du besitzt ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Dank deiner Offenheit, fröhlichen Art und Kommunikationsstärke hast du ein sympathisches, sicheres Auftreten
  • Eine schnelle Auffassungsgabe und unternehmerisches Denken mit klarem Blick auf Termine und Budgets
  • Du arbeitest eigenverantwortlich, bist umsetzungsstark und zeichnest dich durch Hands-on Mentalität aus
  • Du kennst dich mit den gängigen MS Office Tools aus, die für deine Arbeit notwendig sind
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind kein Problem für Dich
Ideale Qualifikationen
  • Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder einen ähnlichen beruflichen Background im Bereich Office Management, Team Assistenz — idealerweise im Agentur oder Startup Umfeld
  • Du hast Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
  • Du bist fit in den Bereichen Dokumenten- und Vertragsmanagement

Darauf kannst du dich freuen:

Flexible und geregelte Arbeitszeit

Wir arbeiten ausgeschlafen und konzentriert. Abends sind die Lichter aus. Und müssen sie doch einmal an bleiben, sorgt unsere faire Überstundenregelung für Lichtblicke.

Weiterbildungsbudget

Bei uns lernst Du jedes Jahr dazu – garantiert: Alle Mitarbeiter:innen bekommen ein jährliches Budget für fachliche und persönliche Weiterbildung.

Neues Equipment

Für uns selbstverständlich und für Dich unverzichtbar: An deinem ersten Arbeitstag warten ein aktuelles Macbook und ein großer Monitor auf dich. Und bei Bedarf auch ein iPhone.

BVG-Monatskarte

Du reist täglich mit den Öffis ins Studio? Das BVG-Ticket geht auf uns!

Homeoffice

Wir freuen uns über jeden persönlichen Schnack in der Studio-Küche. Du kannst aber auch jederzeit mal später kommen, früher gehen, zu Hause arbeiten – und das auch nach COVID19.

Feedback-Kultur

In regelmäßigen, strukturierten Feedback-Terminen helfen wir uns gegenseitig dabei, uns konstant weiterzuentwickeln.

Freunde von Freunden

Bei einer Empfehlung neuer Talente kannst du dich doppelt freuen: über ein tolles neues Teammitglied und eine Vermittlungsprämie.

Offsites

Die DAYONE Offsites sind legendär und unser Highlight des Jahres. Wir waren schon zusammen in Athen und auf Mallorca – das nächste Mal bist du dabei.

Team Events

Jeden letzten Freitag im Monat treffen wir uns zum "Freitagsbier". Und es kann auch vorkommen, dass wir einfach mal so mit Pizza, DAYONE Playlist und tollen Gesprächen im Studio versacken.

But first: Coffee!

Grundsätzlich nichts Besonderes mehr. Unserer schmeckt aber.

Neugierig? Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Transparenz von Anfang an – so ist der Bewerbungs-Prozess bei DAYONE:

Schritt 1

Bitte sende uns deine Bewerbung - klassisch oder ausgefallen kreativ. Idealerweise direkt mit möglichem Startdatum und deiner Gehaltsvorstellung. Du bekommst nach spätestens einer Woche eine Antwort von uns.

Schritt 2

Wir vereinbaren unser erstes Kennenlernen mit dir: Zu einem ersten entspannten Austausch empfängt dich jeweils ein:e Vertreter:in aus dem People Management und dem Fachbereich. Spätestens nach einer Woche bekommst du eine Rückmeldung.

Schritt 3

Du erhältst eine Aufgabe, mit der du uns von deinen Fähigkeiten überzeugen kannst. Bei einem zweiten Treffen präsentierst du in lockerer Runde dann deine Ergebnisse – und bekommst nach spätestens einer Woche schon die finale Rückmeldung.

Schritt 4

Du unterschreibst deinen Arbeitsvertrag! Wir freuen uns riesig auf die Zusammenarbeit mit dir.

Schritt 5

Um deine Neugierde zu stillen, bekommst du schon jetzt online einen Überblick darüber, was dich bei uns in den ersten Tagen und Wochen bei DAYONE erwartet.

Du willst Teil des Teams werden?

Wir freuen uns auf dich. Schick uns gerne deine Bewerbung.

Schreib Julia