Es ist kein Geheimnis, dass Menschen, die in der Kreativbranche arbeiten, mittlerweile eine Menge an Organisationstools zur Auswahl haben. Darüber wollen wir uns natürlich nicht beschweren, aber es kann auch schon mal überwältigend werden. Hier ein Tool, das die ganze Teamagenda koordiniert, da eins, das die Meetings im Kalender übersichtlicher macht und wieder eins, das beim Notizenmachen in eben diesem Meeting hilft. Jedes davon hat seinen Nutzen, also wollen wir dir einen Einblick in unsere Favoriten geben!
Bei DAYONE wissen wir, dass weniger mehr ist. Du brauchst sicher keine 127 Organisationstools – eine Handvoll gut designter und effizienter Software reicht. In diesem Artikel teilen wir die vier Tools, ohne die unser Team nicht mehr leben kann.
In diesem Blogartikel zeigen wir dir unsere 4 Lieblingstools
Es gibt unendlich viele Businesstools da draußen, aber nur ein paar, die zu dir und deiner Arbeitsweise passen. Gar nicht so einfach, herauszufinden, was die beste Lösung ist. Uns sind bei Tools immer das Design, eine flüssige UX und Software, die *wirklich* funktioniert, am allerwichtigsten.
Hier kommen unsere Favoriten:
Figma ist ein cloudbasiertes UI-Design- und Prototyping-Tool Tool für Interface-Design. Das Wichtigste daran: Es ist auf Kollaboration ausgelegt. Wie die oftmals als Rivalen angesehenen hauseigenen Produkten von Adobe, ist Figma ebenfalls über den Browser aufrufbar. Das macht es für die Zusammenarbeit im Team genauso leicht zugänglich wie ein einfaches Google Docs. Bei Figma kann man die Cursor seiner Kolleg:innen beobachten und dadurch genau sehen, was diese gerade aushecken. Es ermöglicht also nahtlose Zusammenarbeit. Gerade im Homeoffice und wenn Teammitglieder wie bei uns in ganz Berlin verstreut sind, ist so ein Organisationsool extrem hilfreich. Auch kann man so verhindern, unabsichtlich die getane Arbeit von Teammitgliedern zunichtezumachen. Wenn wir dann in vs sitzen und uns gemeinsam unsere Designs durchgehen, können wir alle einen einzelnen Cursor sehen. „Hm, wohin soll ich noch mal schauen?“-Momente, die ein Meeting ohnehin nur aufhalten, gibt es dabei nicht. Kurz gesagt: Es hat eine einfache Handhabung, die UX ist toll und alle im Team können jederzeit auf neue Updates unserer Designs zugreifen.
Da Figma auf das Arbeiten miteinander ausgelegt ist, kann man auch jederzeit als Teamlead den Status der laufenden Projekte checken. Wenn also mal irgendetwas aus dem Ruder läuft und deshalb eine kleine Kurskorrektur notwendig machen sollte, hat man immer genug Spielraum dafür. Sogar unsere Kunden können unsere Designs und Prototypen in Figma einsehen, was für jedes Projekt volle Transparenz bedeutet. Dadurch kann der Arbeitsfortschritt nicht nur mit Auftraggebenden geteilt werden, sondern auch ganz einfach mit relevanten Shareholdern. Mit Figma sparen wir eine Menge Zeit und Energie und bleiben auf Kurs. Wir werden übrigens nicht dafür bezahlt, was wir hier schreiben.
Aber auch Figma hat seine Nachteile. Da man in Echtzeit miteinander arbeitet, kann man mit dem Organisationstool nicht offline arbeiten. Und sogar 2023 haben wir immer noch öfter mit Verbindungsproblemen zu kämpfen, als uns lieb ist. Jedenfalls ist es nicht immer eine Ausrede, wenn die Kamera beim Zoom-Call wieder mal nicht geht... Will man sich dann noch während einer Zugreise im ICE mit dem WLAN verbinden, hat man oft einfach Pech gehabt.
Slack ist eins der beliebtesten Arbeitstools für interne Kommunikation auf dem Markt. Das war allerdings nicht immer so. Als es 2009 gegründet wurde, war Slack (das damals noch „Glitch“ hieß) eigentlich als Gaming-Software konzipiert worden. Aus dem Spiel wurde jedoch nichts, wonach die Firma fast in Konkurs ging. Dann aber fand das Gründungsteam heraus, dass sie ihr Tool zu einem Kommunikations-Tool umfunktioniert werden kann.
„Slack“ bedeutet ausgeschrieben eigentlich „Searchable Log of All Communicaion and Knowledge“, zu Deutsch also der „Durchsuchbare Log von Kommunikation und Wissen“ (man lernt nie aus, was?). Dieses Tool ist jedenfalls der einfachste Weg, um mit wirklich allen Mitarbeitenden inner- und außerhalb einer Firma zu kommunizieren.- inklusive Partnern und Kunden.
Die Handhabung von Slack macht einfach Spaß. Wie ein Mitglied des ursprünglichen Gründungsteams von Slack erklärt: „Die meiste Firmensoftware sieht wie ein billiger Frack aus den 70ern aus – nichtssagende Dunkelblautöne und überall Grau. Also haben wir bei Slack versucht, das umzudrehen und direkt beim Logo angefangen, das nun wie eine Konfettikanone aussieht. Leuchtendes Blau, Gelb, Rot und Grün überall.“ Außerdem ist Slack um einiges effizienter als 27 E-Mails hin- und herzuschicken, um eine einzige Antwort auf seine Frage zu bekommen (außer natürlich, man möchte das gern.) Es hat darüber hinaus noch einiges an Extras, zum Beispiel Softwareintegrationen, die die Verbindung zu anderen Tools wie DocuSign oder Notion einfach machen. Für uns ein richtiger Segen, wenn wir den Überblick über all unsere vielen Projekte behalten wollen.
Manchmal macht Slack aber auch schon mal ein bisschen zu viel Spaß. Wenn man gerade nach einer Ausrede zum Prokrastinieren sucht, sind Channels recht hilfreich, in denen gerade angeregt über neue Restaurants geplaudert wird oder stolze Haustierbesitzer:innen ihre Fotos teilen. Dein Hundewelpe ist natürlich supersüß, aber die Arbeit muss weitergehen, also zurück zum Thema: Weil Slack in Echtzeit abläuft und die Dinge manchmal unübersichtlich werden, gehen Nachrichten und geteilte Dateien auch schon mal in den unendlichen Softwareweiten verloren.
Unser Tipp? Schicke wichtige Dokumente und Links lieber via E-Mail, dann findest du sie leichter, wenn du sie brauchst – oder benutze gleich ein ordentliches Dateien-Management-System dafür. Für das alltägliche Hin- und Her im Team ist Slack aber wirklich praktisch, egal ob es um die Arbeit geht oder du deinen Unmut gegenüber der gestrigen Niederlage des FC Union Berlins bekunden willst. Bei uns legen wir außerdem viel Wert auf offene anstatt privater Channel. Wir haben dazu sogar eine eigene Richtlinie. Und obwohl es verlockend ist, auch mal privat zu kommunizieren, ist das kollaborative Potenzial des Tools damit nicht ausgeschöpft.
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Miro ist ein wunderschön gestaltetes Online-Whiteboard, das auf kollaborativer Basis funktioniert. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Ganz genau – mach dich darauf gefasst, richtig kreativ zu werden! Man kann mit Miro wirklich eine Menge machen. Versuch dich an Customer Journey Maps oder Kundenerfahrungsdiagrammen, veranstalte ein Brainstorming-Event fürs Marketing oder erstelle Low-Fidelity-Wireframes für das neue Produkt deiner Kunden.
Das Beste daran? Da es auf Teamarbeit basiert, kann sich jeder an den einzelnen Schritten beteiligen. Dadurch hat jede:r mehr Spaß an der Arbeit und du ziehst direkten Vorteil daraus, alle möglichen Perspektiven einzuholen. Wenn du eher der visuelle Typ bist, ist Miro genau das Richtige für dich. Noch nie waren Brainstorming-Events so ästhetisch und ansprechend! Und wenn du so einen Hang zu Teamwork wie wir hast, wirst du durch die einfache Handhabung von Miro ganz neue Level der Zusammenarbeit kennenlernen, bei der die Kreativität und Ideen frei fließen. Das wiederum motiviert Gespräche, die wirklich Veränderung bringen.
Es gibt unendliche Arten, auf die man Miro nutzen kann. Wenn dich gerade mal nicht die Muse geküsst hat, kannst du in Miro direkt auch aus über 1.000 von Designer:innen erstellen Templates für dein Projekt wählen. So kannst du alles aus der Plattform herausholen, ohne Stunden in die Softwarehandhabung zu investieren. Miro ist ganz besonders hilfreich, wenn dein Unternehmen Hybridarbeit bevorzugt und einige Mitarbeiter:innen im Homeoffice sind, während wieder andere aus dem Office arbeiten (oder von einem Strand am Meer).
Wenn du nicht aufpasst, kann sich Miro schon mal zu einem unbezwingbaren Monster entwickeln, bei dem Nutzer:innen der Spaß durch alle Unübersichtlichkeit vergeht, weil alle wichtigen Informationen irgendwo verloren gegangen sind. So etwas kommt besonders häufig bei Whiteboards und Projekten vor, die sich über mehrere Monate hin ziehen – wie zum Beispiel dem Erstellen und Bearbeiten von Webinhalten. Umgehe dieses Problem, indem du neue Boards für jede neue Version erstellst und diese immer klar benennst. Den Link kannst du anschließend mit allen Mitbearbeitenden teilen. Benutze Miro als das, was es ist: ein Tool für Brainstoming und Ideenfindung. Für Dokumentierung und Planung ist es nicht unbedingt geeignet. Und wenn du Miro noch nicht kennst, müssen wir auch zugeben, dass einen die ganzen Optionen schon mal erschlagen können. Starte also mit einem einfachen Whiteboard und mach erst weiter, wenn du die Grundlagen drauf hast.
Notion ist zurzeit richtig „in“. Man begegnet diesem Organisationstool wirklich an jeder Ecke – als Werbung im Bus oder wenn jemand im Office dich fragt, ob du es zum Notieren deiner Fitnessroutine oder für eine Liste deiner gelesenen Bücher benutzt. In seiner einfachsten Form ist Notion einfach nur eine Software, die dir erlaubt, Notizen zu machen. Ein Ort im Internet, an dem du deine bahnbrechenden Millionenideen sammeln kannst, deine To-do-Listen hast, dein Customer-Relationship-Management machst oder von wo du deinen Contentkalender immer griffbereit hast.
Wenn du kreativ genug bist, kann Notion sogar als einfaches Kundenportal verwendet werden oder auch Tool für Projektmanagement. Es kann allerdings auch als Sammelstelle für all deine finanziellen Informationen benutzt werden, auf die dein Steuerberater schon so lange wartet. Die von Nutzer:innen erstellten Templates, auf die man über Notion zugreifen kann, inkludieren zum Beispiel Achtsamkeits-Journals oder Social-Media-Kalender für Marketing-Manager.
Da Notion über den Browser aufrufbar (es gibt natürlich auch eine App dazu) und damit wie Miro und Figma ganz einfach zugänglich ist, kann man seinen Arbeitsplatz im Grunde von überall her „betreten“. Es ist besonders geeignet für die Momente, in denen man geniale Ideen während einer Brainstorming-Session oder während eines langen Waldspaziergangs hat. Kein Notizbuch oder Stift notwendig! Öffne einfach Notion und notiere deine Gedanken, die dann sicher verwahrt sind, bis du sie wieder brauchst. Wir benutzen Notion als unseren Hub für Projektmanagementund als unsere Wissensdatenbank, weil man damit einfach Links, Dokumentationsinfos, Trainingsmaterialien und alles dazwischen speichern kann. Manche Firmen benutzen öffentliche Notion-Pages sogar als ihre Webseiten. Es hilft wirklich bei allem, was man so braucht und ist deshalb auch den ganzen Tag lang bei uns geöffnet.
Wir lieben Notion und haben eigentlich nichts Negatives darüber zu berichten. Allerdings sind das Rollen- & Rechtemanagement (manche Seiten-Berechtigungen können zum Beispiel nur durch Biegen und Brechen erteilt werden) und auch das UI etwas gewöhnungsbedürftig. Manche der Tastatur-Shortcuts funktionieren außerdem anders als in anderen gängigen Apps, also solltest du dir auf jeden Fall ein bis zwei Stunden nur für Tutorials über Notion nehmen, damit du das volle Potenzial ausschöpfen kannst. Sobald du den Dreh raus hast, sind die Database Logics und neuen AI-Features wirklich eine tolle Unterstützung in der Automatisierung deiner Workflows und die Synchronisierung. Aber Vorsicht: nur für Fortgeschrittene.
An dem Sprichwort: „Ein Narr mit einem Werkzeug ist immer noch ein Narr“, ist schon etwas dran. Sich richtig in neue Produktivitätsapps oder Teamtools hineinzufuchsen ist eine unserer liebsten Beschäftigungen. Im Kern sind es aber die Routinen, Frameworks und Arbeitsstrukturen, die Design- und Innovationsstrategien dirigieren. Organisationstools machen es allerdings einfacher, diese Routinen tagtäglich einzuhalten. Ganz besonders, wenn Teamwork und Kollaboration an erster Stelle stehen.
Wenn alle Bausteine dort sind, wo sie sein sollen, kann man Design in wirklich alles in deinem Unternehmen integrieren. Wenn du wissen willst, wie DAYONE dir helfen kann, dein Business auf den nächsten Level zu heben, dann melde dich bei uns.
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Helena ist seit 2017 Teil des Teams und als Lead-UX-Designerin für den B2C-Bereich von KIND verantwortlich. Mit ihrem Hintergrund als Produkt-Designerin verfügt sie über ein breites Wissen an Design Thinking und Lean-Innovation-Methoden. Diese setzt sie nicht nur für ihre Kund:innen lösungsorientiert ein, sondern auch für die Weiterentwicklung des DAYONE-DIaaS-Frameworks. Ihr Ziel dabei ist es, durch die Vermittlung und den Einsatz von DIaaS die Design Maturity der co-kreativen Kundenteams kontinuierlich zu steigern.
